نظم معلومات المكاتب
تزايد دور نظم المعلومات الفردية و تطور في الفترة الأخيرة نظم معلومات المكاتب ( أتمتة المكاتب ) أو آلية المكاتب بالإضافة إلى نظم دعم القرارات لتلبية الحاجة المتزايدة للإدارات و الإداريين في المنظمة 0كما نظم معلومات المكاتب
تزايد دور نظم المعلومات الفردية و تطور فيساعدت تكنولوجيا الاتصالات و الحاسوب لزيادة إنتاجية موظفي المكاتب وقد سمت هذه الحركة بحركة إدخال الأجهزة الميكانيكية و الكهربائية و الالكترونية إلى المكاتب لمساعدة الإداريين على إنجاز أعمالهم بـ ( أتمتة المكاتب ) 0
مفاهيم :
1 ـ الأتمتة : ( Automation )التشغيل الآلي للمنظومات من خلال الأجهزة الآلية المستخدمة لتحل محل الإنسان في المراقبة
و الجهد و اتخاذ القرار ، ومن الأمثلة التطبيقية ما انتشر من أجهزة الصراف الآلي (Automated Roller ) 0
2 ـ المكتب ( Office) وهو مجموعة الأفراد التي تستخدم الأجهزة الحاسوبية و نظم الاتصالات و الوثائق التقليدية و يقومون بتنفيذ الأنشطة الإدارية الكتابية و التخطيط و التنظيم و التوجيه و الإشراف و الرقابة و الاتصال لإنجاز الأعمال المطلوبة 0
3 ـ أتمتة المكاتب : ( Office Automation ) يقوم الأفراد القائمون بالأعمال الإدارية باستخدام الأجهزة
الالكترونية للمساعدة على إنجاز العمل بشكل أدق و أسرع و أسهل ، ومن أمثلة الاستخدام الحديث البريد الالكتروني و الفاكس 000 مما جعل أحد شروط التوظيف إجادة استخدام الحاسب الآلي بتطبيقاته الحديثة المختلفة 0
4 ـ نظم معلومات المكاتب (OIS ) (Office Information Systems ) وهو نظام أكثر شمولية ، حيث يتم استخدام تكنولوجيا المعلومات ( حاسب ـ هاتف ـ شبكات ) لزيادة الإنتاج و فعالية وقدرة العاملين في المكاتب لتحسين جودة العمل في الإدارات و نقل البيانات و المعلومات إلى المحتاجين إليها و مساعدتهم على إنجاز مهماتهم و اتخاذ قراراتهم في أقصى حالة ممكنة من الدقة ، و لفهم الحدود الفاصلة بين نظم معالجة البيانات و نظم دعم القرارات لا بد من معرفة أن ( حسب ما حدده مكليود 1990 ) :
1 ـ نظم معالجة المعاملات هي النظم التي تؤدي الوظائف المحاسبية و تشغيل البيانات 0
2 ـ نظم دعم القرارات هي النظم التي يكون هدفها الأساسي هو تحويل البيانات إلى معلومات أو إنتاج معلومات إدارية لمساعدة الأفراد على اتخاذ القرار 0
3 ـ نظم معلومات المكاتب هي النظم التي تختص بنقل و توصيل البيانات و المعلومات إلى الأشخاص المحتاجين لها 0
مع أنه لا يوجد حدود فاصلة بين نظم معالجة البيانات و نظم دعم القرارات بشكل واضح فكلاهما يعتبر أداة رئيسية لمعالجة البيانات و تحويلها إلى معلومات تساعد في اتخاذ القرار 0
التطور الحديث لنظم معلومات المكاتب :
بدأ تخزين المعلومات بشكل كتابته على الحجر و الطين مروراً بورق البردي مروراً بالمحسب ( الذي اكتشفه الصينيين ) ، ثم تطور أنظمة الحفظ بشكل الورقي في الستينات الميلادية لنصل إلى مرحلة المكتب الالكتروني وظهر النظام الحاسوبي الذي يعتبر الوسيلة المثلى لتخزين و التفاعل مع البيانات بشكل أكثر دقة و أكثر أمان 0 كما حددت الجريدة الرسمية الفرنسية أتمتة المكاتب بأنها : مجموعة من التقانات و الأدوات التي تسعى إلى أتمتة نشاطات المكتب المتعلقة بخاصة في معالجة و نقل النص و الصورة و الصوت 0
كما أن أتمتة المكاتب يرتبط في العمل داخل المكاتب 0
تطور الأتمتة :
1964م معالجة النصوص مغناطيسياً
1968 الآلة الحاسبة المبرمجة
1971 الحاسوب الشخصي
1975م نظام معالجة النصوص على الشاشة
1980م آلة كاتبة إلكترونية
1981 التلكس
1982م المنيتل ( شبكة المعلومات الفرنسية )
1983م الناسوخ
1984م الطابعة الليزر
1984م النصوص المرئية عن بعد Teletext
فوائد نظم معلومات المكاتب :
تعتمد الشركات الأكثر إنتاج على نظم المعلومات المكاتب حيث توفر التدريب الملائم للحصول على أفضل استخدام لتلك النظم
و من الفوائد الملموسة في استخدام الأتمتة في المكاتب :
1 ـ زيادة المخرجات مع خفض عدد الأفراد 0
2 ـ التقليل من ميزانية السفر و التنقل و الإقامة للتدريب 0
3 ـ تخفيض النفقات الورقية و البريد 0
4 ـ زيادة جودة العمل و دقته و تقليل نسبة الأخطاء 0
ومن الفوائد الغير ملموسة :
1 ـ التحسن المستمر في معنويات و رضا العاملين في المكاتب 0
2 ـ الرقابة الذاتية و الآلية على الأعمال و تدقيقها و تصحيحها 0
3 ـ توفير الوقت و الجهد و سرعة الإنجاز 0
تطبيقات على نظم معلومات المكاتب
تنقسم تطبيقات نظم معلومات المكاتب إلى :
1 ـ نظم إدارة الوثائق 0
2 ـ نظم التراسل 0
3 ـ نظم المؤتمرات عن بعد 0
4 ـ نظم دعم المكاتب 0
الشرح :
نظم إدارة الوثائق : و تتضمن
1 ـ معالجة النصوص :تحويل النصوص المكتوبة إلى وثائق إلكترونية يمكن معالجتها و تخزينها و نقلها و تحريكها 0
2 ـ النشر المكتبي : حاسبات مكتبية تحتوي على برمجيات لإنتاج وثائق شبيهة بما تنتجه دور النشر المتخصصة ( كالمطويات
و الكراسات 00 )
3 ـ إعادة النسخ : إمكانية طباعة الوثيقة الواحدة عدد لا متناهي من المرات دون أي جهد مادي 0
4 ـ معالجة صور الوثائق : إدخال صور الوثائق بالماسحات الضوئية و تخزينها و معالجتها إلكترونياً 0
5 ـ نظام الأرشفة : حيث يتم تخزين البيانات إلكترونياً ومن وسائل التخزين الأشرطة الممغنطة و أشرطة الكاسيت و الميكروفيلم
و الأقراص الليزرية و الأقراص المرنة 0
أنظمة التراسل : و تتضمن :
1 ـ الناسوخ : حيث يقوم بنقل صورة طبق الأصل عن الوثائق عبر خطوط الهاتف ، بوجود أجهزة النسخ الإلكتروني عن بعد مما ساعد على اختصار المراسلات البريدية التقليدية 0
2 ـ البريد الإلكتروني : التراسل بين مركزين إلكترونيين عبر شبكة الاتصال المرتبطة بالحاسوب 0
3 ـ البريد الصوتي : التراسل بالوسائل الصوتية بوجود الحاسب و أجهزة تحويل الرسائل الصوتية إلى رقمية و صندوق بريد صوتي حيث ينقل الرسال الصوتية بالصوت العادي من نظام الحاسب إلى آخر عبر الهاتف بشرط أن تكون الرسالة قد سبق تحويلها و تخزينها على شكل رسائل رقمية 0
نظم المؤتمرات البعدية :
1 ـ المؤتمرات السمعية : يشارك الأفراد في المؤتمر باستخدام خطوط الهاتف وكل من موقعه 0
2 ـ المؤتمرات المرئية : يتم الاتصال البصري من خلال أجهزة الفيديو و التلفزيون 0
3 ـ المؤتمرات الحاسوبية : يتواصل الأعضاء عن طريق النهايات الطرفية للحاسب و يتم تبادل البيانات خلالها 0
4 ـ العمل عن بعد : أصبح بمقدور الموظف العمل من منزله دون الحاجة للذهاب إلى المكتب التقليدي باستخدام الطرفيات و شبكات الاتصال الخاصة و العامة 0
نظم دعم المكاتب
1 ـ برمجيات العمل الجماعي : عمل قواعد بيانات مشتركة يمكن لأكثر من فرد العمل عليها بالتزامن أو بأوقات مختلفة 0
2 ـ منظم المكتب : هي حزمة من البرمجيات التي تزود الإداري بأدوات إلكترونية مشابهة تمامً للأدوات التقليدية ( مثل دفتر الملاحظات ـ التقويم ـ الساعة ـ ملف البطاقات ـ التاريخ ـ الحاسبة ) 0
3 ـ تطبيقات أخرى : كالطباعة للبحوث و الخطابات ـ الاحتفاظ بالصور الشخصية 00